Anforderungsstau im Einkauf auflösen - Jetzt SAP SRM MIGRIEREN!

Verlängerung der SAP-Wartung als Chance für den Einkauf

Das neue Jahrzehnt hat gerade erst begonnen und viele SAP-Anwender erhielten Anfang Februar 2020 die „erlösende Nachricht“ das SAP für die Business Suite 7 den Standardsupport bis 2027 verlängert hat. Darüber hinaus wird optional eine erweiterte Wartung bis Ende 2030 angeboten. (siehe dazu auch das Interview CEO Klein im CW-Gespräch von Martin Bayer in der Computerwoche)

An der Strategie hat sich mehr oder weniger seit Ankündigung von SAP S/4HANA seit Anfang 2015 nichts grundlegend geändert, bei vielen Unternehmen laufen aber erst jetzt – nach fünf Jahren – Projekte zur Machbarkeit einer Umstellung an. Die allerwenigsten Unternehmen setzen S/4HANA schon produktiv ein. Das hat vielfältige Ursachen.
Zum einen ist S/4HANA als solches ein nicht ganz triviales Produkt. Dann muss entschieden werden, ob man das Altsystem upgraden oder neu aufsetzen möchte (Conversion / Brownfield / Greenfield), welche Prozesse in den (simplifizierten) Standard überführt werden können, ob alle nötigen Add-ons oder Industrielösungen vorhanden sind, ob man in Zukunft On-Premises oder in der Cloud arbeiten möchte, welche Satellitensysteme abgeschaltet werden können und was mit den kundenindividuellen Entwicklungen geschehen soll.

Daraus ergibt sich eine höchst komplexe Gemengelage. Es ist eben kein Support- oder Enhancement-Package, sondern eine neue Strategie. Insbesondere mit den neuen simplifizierten Prozessen und der Reduktion von kundeneigenen Lösungen tuen sich viele Unternehmen schwer. Schließlich war es für viele ein wichtiges Entscheidungskritierium, dass man in SAP einen sehr umfangreichen Standard mittels Customizings und unzähligen Erweiterungen und Add-Ons auf seine Branche und seine Bedürfnisse anpassen konnte.

Auch wenn es weiterhin in S/4 HANA On-Premises möglich sein wird, kundenindividuelle Erweiterungen zu nutzen, so müssen diese dennoch auf den Prüfstand und auch ggf. an die neue SAP Fiori Oberflächentechnologie angepasst werden.

Was bedeutet das nun konkret? Welche Chancen und Risken bietet die Verlängerung der Wartung für den Einkauf?

Grundsätzlich bedeutet die Verlängerung mehr Zeit für die Migration nach S/4HANA, sowohl für Kunden, die evtl. noch auf wichtige Add-Ons und Industrielösungen warten, als auch für SAP, die dadurch den Anschluss an seine Bestandskunden hält und an den noch fehlenden Lösungen arbeiten kann.

Sie bietet zudem die Möglichkeit, die sehr wahrscheinliche Ressourcenknappheit ein klein wenig zu entzerren. Man bindet jedoch weiterhin Ressourcen für den Support, der teurer wird, je länger man die Systeme betreibt, anstatt für die frühzeitige Einbindung der Ressourcen für die S/4HANA Migration zu sorgen - egal ob intern oder extern. Zudem sind bei einem längeren Betrieb der Altlösungen keine Innovationssprünge mehr zu erwarten. Funktionalität und Look & Feel zwischen Business Suite 7 und S/4 driften somit immer weiter auseinander. Für die IT und die Fachbereiche bleibt weiterhin viel zu tun, da sich an der Projektlaufzeit von der Analyse bis zum produktiven Einsatz nicht viel ändern wird.

Zusätzlich zu dem Migrationsprojekt nach SAP S/4HANA, kommt evtl. ein Upgrade SAP ERP-System auf EHP8, damit auch weiterhin gesetzliche Anforderungen umgesetzt werden können. Bei ERP-Systemen ist dies auch sinnvoll, z.B. für HCM, wo es für S/4HANA (Stand heute) noch keine fertige Lösung gibt. Ansonsten werden weder die SAP ERP-Systeme noch das SAP SRM weiterentwickelt, sondern nur verwaltet.

Bleibt das SRM-System in dieser Zeit weiterhin in Betrieb, bedeutet dies zum einen, dass sehr wahrscheinlich keine neuen Anforderungen mehr umgesetzt werden, was zu einem Anforderungsstau führt und zum anderen der Betrieb gleichzeitig aufwändiger wird. So sind bereits heute viele SRM Versionsstände nicht mehr mit diversen Browser-Versionen kompatibel. Das führt zu einem erhöhten Support-Aufkommen und schlimmstenfalls zu einem Upgrade eines „toten“ Systems. Dass man die entsprechende Software mit dem funktionalen Entwicklungsstand von 2014 nun auch noch 2026 und 2027 kostenlos zum Upgrade erhält wird wahrscheinlich weniger Probleme lösen als neue aufwerfen.

Ein gutes Beispiel für Chancen im Einkauf ist, wie zuvor bereits erwähnt das SAP SRM System. Die On-Premise Beschaffungslösung von SAP wird es nach 2027 nicht mehr geben. Kunden sollen auf die Public Cloud Plattform Ariba migrieren oder die stark eingeschränkten Funktionen direkt in S/4HANA nutzen. Hier sollte man den Aspekt der Simplifizierung der Prozesse unter S/4HANA Souring and Procurement in SAP S/4HANA nicht aus den Augen lassen und ganz klar abwägen, ob dies im Einklang zu seinen angepassten benötigten Prozessen steht und nutzbar ist oder im Hinblick auf Ariba eine tiefe SAP-Integration benötigt wird, die in einer Public Cloud so einfach nicht möglich ist.

Die Chancen sind:

  • Teile der bevorstehenden Migration können frühzeitig im Alt-System durchgeführt werden. Auf diese Weise könnte man später Aufwände und Ressourcen einsparen und gleichzeitig lange aufgeschobenen Prozessänderungen umsetzen
  • Kosten durch den Betrieb eines eigenen Servers (bzw. Serverlandschaft) können eingespart werden und oft mit günstigen Add-On Lizenzen verrechnet werden.
  • Das Upgrade eines „toten“ Systems, permanentes Einspielen von Hinweisen oder Support Packages kann verhindert werden. Der Aufwand, der hier oft zwischen 20-30 Tagen liegt, kann eingespart bzw. sinnvoll genutzt werden.
  • Das SRM läuft heute auf einem eigenen Server in zwei Instanzen, es gibt kein Testsystem, der Serverbetrieb kostet weiterhin Geld. Diese Belastung kann beispielsweise durch ein kostengünstiges Add-On wie die 2bits Procurement Suite eingespart werden.
  • Mit Implementierung eines Beschaffungs-Add-On ins „alte“ ERP-System können alle individuellen Erweiterungen aus dem SRM umgesetzt und die bewährten Prozesse beibehalten werden. Gleichzeitig bietet z.B. die 2bits Procurement Suite bereits heute moderne SAP Fiori Oberflächen, einen integrierten Waren- und Dienstleistungskatalog, eine katalogübergreifende Suche mit Marktplatz-Integration (Mercateo Unite / Crowdfox), dynamische Freitext-Formulare, Upload von BANFen aus PM/CS/PS zur einheitlichen Genehmigung und vieles mehr. Durch vorhandene Migrationstools lassen sich alte SRM-Belege übernehmen und die Arbeit kann nahtlos weitergehen.
  • Innerhalb kurzer Zeit lässt sich so bereits vor dem unausweichlichen S/4HANA Projekt, ein großer Prozessteil migrieren.
  • Der Bereich Einkauf muss dann in S/4HANA in deutlich geringerem Umfang betrachtet werden. Für viele Unternehmen bleibt tatsächlich nur noch die Migration der Kreditoren in Geschäftspartner.

FAZIT:

Der Nutzen eines solchen Vorgehens liegt auf der Hand:

Man kann nach Jahren der Stagnation in SRM die Anwender mit einer modernen („Amazon like“) Beschaffungslösung beglücken, erste Erfahrungen mit SAP Fiori und der neuen User Experience sammeln, trotz des bevorstehenden S/4HANA Projektes den Anforderungsstau im Einkauf auflösen und durch die Abschaltung von SRM- und ggf. Katalogservern signifikant Kosten senken.
 
Aber auch Unternehmen, die SRM als Add-On Lösung im ERP betreiben, haben einen erheblichen Nutzen. Das SRM Add-On muss zum S/4HANA Upgrade nämlich aus dem System entfernt werden, was unter Umständen Fehlerkorrekturen oder Update massiv behindern kann. Mit der 2bits Procurement Suite kann der Betrieb auch in diesem Falle einfach fortgesetzt werden. Sie bleibt dann auch in S/4HANA einfach im System – es sind keine weiteren Änderungen notwendig.