Projektstaus vermeiden - Jetzt SAP SRM migrieren

Das neue Jahrzehnt hat gerade erst begonnen, doch viele SAP-Anwender schielen bereits auf das Jahr 2025. Dann nämlich endet die Wartung für nahezu alle SAP-Lösungen, die sich heute bei Unternehmen im Einsatz befinden. SAP ERP 6.0, CRM 7 oder SRM 7 werden danach nicht mehr oder nur noch gegen deutlich höhere Wartungsgebühren gepflegt. Einige Produkte erwischt es sogar schon früher, wie z.B. den SAP Business Connector oder das SAP Netweaver Portal. Kunden sollen bis Ende 2025 also möglichst alle Systeme und Prozesse auf die neue Welt rund um SAP S/4HANA umgestellt haben.
Obwohl sich diese Strategie mehr oder weniger seit Ankündigung von S/4HANA im Anfang 2015 nicht grundlegend geändert hat, sind bei vielen Unternehmen erst jetzt – nach fünf Jahren – Projekte zur Machbarkeit einer Umstellung angelaufen. Die allerwenigsten Unternehmen setzen S/4HANA schon produktiv ein. Das hat vielfältige Ursachen. Zum einen ist S/4HANA als solches ein nicht ganz triviales Produkt. Dann muss entschieden werden, ob man das Altsystem upgraden oder neu aufsetzen möchte (Conversion / Brownfield / Greenfield), welche Prozesse in den (simplifizierten) Standard überführt werden können, ob alle nötigen Add-ons oder Industrielösungen vorhanden sind, ob man in Zukunft On-Premises oder in der Cloud arbeiten möchte, welche Satellitensysteme abgeschaltet werden können und was mit den kundenindividuellen Entwicklungen geschehen soll. Daraus ergibt sich eine höchst komplexe Gemengelage – es ist eben kein Support- oder Enhancement-Package, sondern eine neue Strategie. Insbesondere mit den neuen simplifizierten Prozessen und der Reduktion von kundeneigenen Lösungen tuen sich viele Unternehmen schwer. Schließlich war es für viele ein wichtiges Entscheidungskritierium, dass man in SAP einen sehr umfangreichen Standard mittels Customizings und unzähligen Erweiterungen und Add-ons auf seine Branche und seine Bedürfnisse anpassen konnte. Auch wenn es natürlich weiterhin in S/4 HANA On-Premises möglich sein wird, kundenindividuelle Erweiterungen zu nutzen, so müssen diese dennoch auf den Prüfstand und auch ggf. an die neue SAP Fiori Oberflächentechnologie angepasst werden – z.B. mit dem 2bits Screen Control (SC) Framework.
Nahezu alle SAP-Anwendungsunternehmen beschäftigen sich derzeit mit dem Thema S/4HANA. Das bindet bereits in der Analyse-Phase teils erhebliche Ressourcen – im Unternehmen, aber auch bei den Beratungspartner. Je weiter diese Projekte voranschreiten, desto mehr Ressourcen werden benötigt. Wie Martin Bayer in seinem Artikel in der Computerwoche beschreibt, ist spätestens ab 2022 – wahrscheinlich aber schon sehr viel früher – mit einem massiven Projektstau zu rechnen. Auch das Auslagern von Support-Tätigkeiten von der internen IT auf externe Dienstleister wird aus diesem Grund bald nicht mehr möglich sein. Der allseits präsente Fachkräftemangel, der vor allem bei hochqualifizierten SAP-Experten weit verbreitet ist, verschärft die Lage hier noch zusätzlich.

Wie kann man diesem Dilema entgegenwirken?

Dass SAP S/4HANA kommen wird, ist nicht die Frage – entscheidend ist, wann es kommen wird. Aufgrund des Reifegrades der Lösung, sowie der Verfügbarkeit (oder besser Nicht-Verfügbarkeit) wichtiger Add-ons und Industrielösungen, ist der produktive Einsatz von S/4HANA für viele Unternehmen ab ca. 2023 oder 2024 realistisch. Bis dahin gibt es für die IT und die Fachbereiche viel zu tun – nicht selten werden 3 bis 5 Jahre Projektlaufzeit von der Analyse bis zum produktiven Einsatz angesetzt. Könnte man nun bereits vor der Haupt-Projektphase Teile der bevorstehenden Migration im Alt-System durchführen, könnte man auf diese Weise später Aufwände und Ressourcen einsparen und gleichzeitig lange aufgeschobene Prozessänderungen umsetzen. Ein gutes Beispiel ist hier SAP SRM.  Die On-Premises Beschaffungslösung von SAP wird es nach 2025 nicht mehr geben. Kunden sollen auf die Public Cloud Plattform Ariba migrieren oder die stark eingeschränkten Funktionen direkt in S/4HANA nutzen. Wer dies aber nicht möchte, weil er z.B. an seine Bedürfnisse angepasste Prozesse nutzt, oder eine tiefe SAP-Integration benötigt, die in einer Public Cloud so einfach nicht möglich ist, muss ohnehin zwischen heute und Projektende handeln. Wird in dieser Zeit das SRM System weiter betrieben, werden zum einen sehr wahrscheinlich keine neuen Anforderungen mehr umgesetzt, was zu einem Anforderungsstau führt und der Betrieb wird gleichzeitig aufwändiger. So sind bereits viele SRM Versionsstände nicht mehr mit diversen Browser-Versionen kompatibel. Das führt zu einem erhöhten Support-Aufkommen und schlimmstenfalls zu einem Upgrade eines „toten“ System mitten in der heißen Phase des S/4 Projektes.

Jetzt das Problem lösen!

Diesem Risiko lässt sich z.B. mit einer frühzeitigen Einführung der 2bits Procurement Suite entgegenwirken, die man recht einfach und kostengünstig als Add-on im „alten“ ERP System implementieren kann. Alle individuellen Erweiterungen aus dem SRM lassen sich hier ebenfalls umsetzen und die bewährten Prozesse können beibehalten werden. Gleichzeitig bietet die 2bits Procurement Suite bereits heute die modernen SAP Fiori Oberflächen, einen integrierten Waren- und Dienstleistungskatalog, eine katalogübergreifende Suche mit Marktplatz-Integration (Mercateo Unite / Crowdfox), dynamische Freitext-Formulare, Upload von BANFen aus PM/CS/PS zur einheitlichen Genehmigung und vieles mehr. Durch vorhandene Migrationstools lassen sich alte SRM-Belege übernehmen und die Arbeit kann nahtlos weitergehen. Innerhalb kurzer Zeit lässt sich so bereits vor dem unausweichlichen S/4HANA Projekt, ein großer Prozessteil migrieren. Der Bereich Einkauf muss dann in S/4HANA in deutlich geringerem Umfang betrachtet werden. Für viele Unternehmen bleibt tatsächlich nur noch die Migration der Kreditoren in Geschäftspartner. Der Nutzen eines solchen Vorgehens liegt auf der Hand: Man kann nach Jahren der Stagnation in SRM die Anwender mit einer modernen („Amazon like“) Beschaffungslösung beglücken, erste Erfahrungen mit SAP Fiori und der neuen User Experience sammeln, trotz des S/4HANA Projektes den Anforderungstau im Einkauf auflösen und durch die Abschaltung von SRM- und ggf. Katalogservern signifikant Kosten senken. Aber auch Unternehmen, die SRM als Add-on Lösung im ERP betreiben, haben einen erheblichen Nutzen. Das SRM Add-on muss zum S/4HANA Upgrade nämlich aus dem System entfernt werden, was unter Umständen Fehlerkorrekturen oder Update massiv behindern kann. Mit der 2bits Procurement Suite kann der Betrieb auch in diesem Falle einfach fortgesetzt werden. Sie bleibt dann auch in S/4HANA einfach im System – es sind keine weiteren Änderungen notwendig.