Dienstleistungseinkauf mit SAP S/4HANA

Spagat zwischen simple & komplex

Dienstleistungseinkauf – Effektive Dienstleistungsbeschaffung mit SAP S/4HANA

Im Einkauf gilt die Dienstleistungsbeschaffung als Königsdisziplin: In den meisten Branchen, z.B. Versorger, Industrieparks oder bei Finanzinstituten werden deutlich mehr Dienstleistungen als Materialien eingekauft. Ein solcher Dienstleistungseinkauf ist jedoch sehr komplex: Vielschichtige Leistungsbündel müssen bei geringer Markt- und Aufgabentransparenz sowie niedrigem Standardisierungsgrad rechtskonform und kosteneffizient abgewickelt werden.

Das macht operative Einkaufsprozesse zu einer Herausforderung im Geschäftsalltag und erfordert eine enge Integration zwischen Auftraggebern und Lieferanten. Aufgrund der Komplexität des Bereiches können selbst aktuelle Lösungen wie S/4HANA in ihrer Standard-Ausführung nicht alle wesentlichen Aspekte des Dienstleistungseinkauf adäquat abbilden. Dafür bieten wir bei 2bits mit unserer Supplier Collaboration Suite ein sicheres und starkes E-Procurement-System.

Passgenaue Add-On-Lösungen zur Erweiterung Ihres SAP-Standard – erfahren Sie mehr über unsere Suite-Lösungen oder fordern Sie einen Demozugang an. Gerne beraten wir Sie individuell!

Dienstleistungseinkauf in Deutschland – Fehlende Standards als Stolperstein

Von der Erstellung der Leistungsverzeichnisse auf Basis der ERP-Leistungs- und Materialstämme über die Angebotsaufforderung und -abgabe bis hin zur Bestellung und Leistungserfassung – im Rahmen der Dienstleistungsbeschaffung gibt es eine Vielzahl an Prozessen, die von einer standardisierten und digitalen Vernetzung erheblich profitieren können.

Die Herausforderung besteht darin, diese Prozesse eines Dienstleistungseinkaufs in ihrer Form und in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen (kleineren) Dienstleistern korrekt zu erfassen und abzubilden. Oft fehlt es an nationalen Standards, wie z.B. bei der Zusammenarbeit mit Baudienstleistern.

In Deutschland ist damit etwa das GAEB-Format (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) gemeint, wo die Nutzung von GAEB Software bzw. Schnittstellen den Austausch von Informationen vereinheitlicht.

Dienstleistungseinkauf mit SAP S/4HANA – Simple Idee, komplexe Wirklichkeit

Bereits in der Vergangenheit reichte der SAP-Standard für eine nahtlose Digitalisierung der Zusammenarbeit nicht aus – SAP S/4HANA knüpft an diese Schwächen an. Das „S“ in S/4HANA steht für „simple“ – dementsprechend zielt SAP S/4HANA darauf ab, Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dank SAP Fiori soll die Nutzung zudem besonders benutzerfreundlich sein.

Einen Überblick über die Änderungen und Neuerungen, die sich durch die Umstellung von SAP ERP auf SAP S/HANA ergeben, erhält man in der Simplification List for SAP S/4HANA 1909.

Für den Dienstleistungseinkauf bedeutet das:

  • Für Vereinfachungszwecke wird die Materialart „SERV“ für Services eingeführt, d.h. die Ansicht des Materialstamm ist vereinfacht, Felder und Fachbereiche wurden reduziert/ausgeblendet. Relevant für alle klassischen Transaktionscodes zum Materialstammsatz (MM01/MM02/MM03).
  • Im Vergleich zum Produkttyp DIEN ist dem Produkttyp SERV die Produkttypengruppe (2-Services) zugeordnet.
  • Für Lean Service Procurement wird empfohlen die Materialart „SERV“ zu verwenden.
  • Für komplexere Szenarien kann die Materialart „DIEN“ weiterverwendet werden.

(siehe auch SAP Note: 2267247)

Fazit zum Bereich Dienstleistungseinkauf:

Für schlanke Dienstleistungen (Lean Services) wird der Produkttyp SERV empfohlen, hier kann dann auch in der modernen FIORI-Oberfläche eine einstufige Liste abgebildet werden.

Den hohen Integrationsanforderungen bei der Dienstleistungsbeschaffung mit mehrstufigen Leistungsverzeichnissen kann der SAP-Standard weiterhin nicht genügen. Für Belege mit dem Dienstleistungspositionstyp D und anhängenden Leistungsverzeichnissen bietet S/4HANA im Standard keine neuen FIORI-Oberflächen. Gleichwohl können diese auch weiterhin genutzt werden.

Dienstleistungseinkauf – Digitale Beschaffungslösungen als Add-On für den SAP-Standard

Die Herausforderung ist offenkundig: Es geht darum, die Komplexität von (Bau-)und Dienstleistungsverzeichnissen kombiniert mit der neuen Benutzeroberfläche zu vereinbaren, - nach Möglichkeit, ohne dass es dabei zu Datenredundanzen und Replikationen kommt oder aufwendige Schnittstellen zu externen (Drittanbieter-)Programmen notwendig werden. Die passende Lösung zum standardisierten, strukturierten Dienstleistungseinkauf erhalten Sie von uns!

Dienstleistungsankauf – Transparent, effizient & sicher mit der Supplier Collaboration Suite

Einen Ausweg bieten webbasierte Kollaborationsplattformen und Beschaffungssysteme, die für eine durchgängige Digitalisierung der Beschaffungsprozesse sorgen. Diese liefern zahlreiche Vorteile:

  • Einbindung als Add-On
    Entsprechende Plattformen können einfach in Form eines Add-Ons in die jeweilige SAP-Systemumgebung eingebunden. Dadurch kann der vorherrschende SAP-Standard unkompliziert für komplexe Dienstleistungseinkauf-Prozesse erweitert werden.
  • Geringer Aufwand
    Von Seiten der Lieferanten ist die Nutzung denkbar einfach: Nach einer Registrierung auf der Plattform können sie ohne weitere Hürden und weiteren Abstimmungsaufwand direkt und automatisch mit ihren Auftraggebern kommunizieren.
  • Arbeit mit GAEB-Schnittstelle
    Für einen einheitlichen Standard beim Austausch von Informationen sorgen GAEB-Schnittstellen. Damit ist beim Dienstleistungseinkauf die korrekte Übertragung, Datenübernahme und -verarbeitung sichergestellt.
  • Umfassende SAP-Integration
    Unser Add-On setzt auf eine tiefgehende Integration in das kundeneigene ERP-System – dadurch können Einkäufer optimal unterstützt werden. Diese haben etwa direkten Zugriff auf Leistungs- und Materialstämme, ohne Notwendigkeit zur Replikation sensibler Daten.

Kurz & gut: Der Zeit- und Kostenaufwand rund um den Dienstleistungseinkauf sinkt, die Transparenz der Prozesse wird gesteigert und der Auftraggeber wird im Controlling der Projektphasen &-fortschritts und den Compliance Vorschriften unterstützt.

Mit 2bits SCS die Lücke zum Standard schließen

Mit der 2bits Supplier Collaboration Suite als Best-Practice für Lieferantenkollaboration wird die Brücke zwischen den hohen Integrations-Anforderungen der Dienstleistungsbeschaffung und der Akzeptanz bei Lieferanten durch einfache und intuitive Benutzeroberflächen geschlagen. 2bits SCS unterstützt die Digitalisierung sämtlicher Einkaufsprozesse und ist voll kompatibel zu SAP S/4HANA.

Möchten Sie mehr über unsere Supplier Collaboration Suite und ihre Stärken beim Dienstleistungseinkauf erfahren? Benötigen Sie Unterstützung im Bereich SAP SRM Migration oder haben Fragen rund um SAP S/4HANA? Erkundigen Sie sich zu unseren Produkten – gerne stellen wir Ihnen auch einen Demozugang bereit und informieren Sie zu individuellen System-Lösungen.