Dienstleistungseinkauf mit SAP S/4HANA

Spagat zwischen simple & komplex

Dienstleistungseinkauf mit SAP S/4HANA – Spagat zwischen Simple & Komplex.

Im Einkauf gilt die Dienstleistungsbeschaffung als Königsdisziplin. In den meisten Branchen, z.B. Versorger, Industrieparks oder bei Finanzinstituten werden deutlich mehr Dienstleistungen als Materialien eingekauft. Dies bedeutet im Allgemeinen, vielschichtige Leistungsbündel bei geringer Markt- und Aufgabentransparenz, sowie niedrigem Standardisierungsgrad abzuwickeln. Dies macht operative Einkaufsprozesse äußerst komplex und erfordert eine enge Integration zwischen Auftraggebern und Lieferanten: Von der Erstellung der Leistungsverzeichnisse auf Basis der ERP-Leistungs- und Materialstämme über die Angebotsaufforderung und -abgabe bis hin zur Bestellung und Leistungserfassung. Oft fehlt es an nationalen Standards, wie z.B. bei der Zusammenarbeit mit Baudienstleistern. In Deutschland ist vor allem das GAEB-Format (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) betroffen, das den Austausch von Bauinformationen vereinheitlicht.

Transformation der Prozesse – schnell & einfach darstellen

Aber wie sieht es nun damit in der Zukunft unter dem Aspekt der Simplifizierung in SAP S/4HANA aus?

Bereits in der Vergangenheit reichte hier der SAP-Standard für eine nahtlose Digitalisierung der Zusammenarbeit nicht aus.
S in S/4HANA steht ja bekanntlich für Simple und bedeutet, dass in SAP S/4HANA Prozesse vereinfacht, schneller und dank SAP Fiori benutzerfreundlicher sein sollen.
Einen Überblick über die Änderungen und Neuerungen, welche durch die Umstellung von SAP ERP auf SAP S/HANA erhält man in der Simplification List for SAP S/4HANA 1909.

Für die Dienstleistungsbeschaffung bedeutet das:

  • Für Vereinfachungszwecke wird die Materialart „SERV“ für Services eingeführt, d.h. die Ansicht des Materialstamm ist vereinfacht, Felder und Fachbereiche wurden reduziert/ausgeblendet. Relevant für alle klassischen Transaktionscodes zum Materialstammsatz (MM01/MM02/MM03).
  • Im Vergleich zum Produkttyp DIEN ist dem Produkttyp SERV die Produkttypengruppe (2-Services) zugeordnet.
  • Für Lean Service Procurement wird empfohlen die Materialart „SERV“ zu verwenden.
  • Für komplexere Szenarien kann die Materialart „DIEN“ weiterverwendet werden.

(siehe auch SAP Note: 2267247)

Fazit:
Für schlanke Dienstleistungen (Lean Services) wird der Produkttyp SERV empfohlen, hier kann dann auch in modernster FIORI-Oberfläche eine einstufige Liste abgebildet werden.
Den hohen Integrationsanforderungen bei der Dienstleistungsbeschaffung mit mehrstufigen Leistungsverzeichnissen kann der SAP-Standard weiterhin nicht genügen. Für Belege mit dem Dienstleistungspositionstyp D und anhängenden Leistungsverzeichnissen bietet S/4HANA im Standard keine neuen FIORI-Oberflächen. Gleichwohl können diese auch weiterhin genutzt werden.

Zwischen Wollen und Müssen – Komplexe Themen überzeugend darstellen oder Anders Einkaufen?!

Wie aber kann nun die Komplexität von (Bau-)und Dienstleistungsverzeichnissen kombiniert mit der neuen Benutzeroberfläche vereinbart werden - nach Möglichkeit ohne Datenredundanzen und Replikationen oder aufwendigen Schnittstellen zu externen (Drittanbieter-)Programmen?

Software & Co

Einen Ausweg bieten webbasierte Kollaborationsplattformen und Beschaffungssysteme, die für eine durchgängige Digitalisierung der Beschaffungsprozesse sorgen. Sie werden als Add-on in die SAP-Systemumgebung der Auftraggeber eingebunden und erweitern den SAP-Standard. Der Aufwand für die Lieferanten ist denkbar gering: Sie müssen sich auf der Plattform registrieren, um mit ihren Auftraggebern automatisch zu kommunizieren. Darüber hinaus sorgt die Integration von GAEB-Schnittstellen zur korrekten Datenübernahme – und verarbeitung. Die Einkäufer werden in allen operativen Einkaufsprozessen unterstützt. Durch die tiefe Integration in das eigene ERP-System kann der Einkäufer direkt auf ERP-Leistungs- und Materialstämme zugreifen, es müssen keine sensiblen Einkaufsdaten repliziert werden. Kurz & gut: Es werden Zeit- und Kostenaufwände gesenkt, die Transparenz der Prozesse wird gesteigert und der Auftraggeber wird im Controlling der Projektphasen &-fortschritts und den Compliance Vorschriften unterstützt.

Mit 2bits SCS die Lücke zum Standard schließen

Mit der 2bits Supplier Collaboration Suite als Best practice für Lieferantenkollaboration wird die Brücke zwischen den hohen Integrations-Anforderungen der Dienstleistungsbeschaffung und der Akzeptanz bei Lieferanten durch einfache und intuitive Benutzeroberflächen geschlagen. 2bits SCS unterstützt die Digitalisierung sämtlicher Einkaufsprozesse und ist voll kompatibel zu SAP S/4HANA.