GASCADE – Einführung der 2bits Procurement Suite im Rahmen der SAP S/4HANA Umstellung

Special Feature: Wertkontrakt-Katalog mit Schlagwortsuche

Die Herausforderung:

GASCADE Gastransport GmbH beschloss schon frühzeitig, auf SAP S/4 HANA umzustellen. Diese Entscheidung fiel aufgrund der Abkündigungen der SAP Wartung in den nächsten Jahren und der Tatsache, dass eine Erneuerung des SAP System ohnehin angedacht war. So sollte vermieden werden, unter Zeitdruck zu geraten. Mögliche Stolpersteine durch den „Early-Bird“-Ansatz wurden vorab sorgfältig abgewogen.
Ein wichtiges Ziel war es, einen branchenüblichen Standard bei den Prozessen in SAP S/4HANA zu erreichen und hinsichtlich der SAP SRM Ablösung eine  leicht zu bedienende Beschaffungssoftware zu finden, die vollständig im SAP S/4HANA einsetzbar ist.

Die Lösung:

Nach einer Markterkundung, entschied sich GASCADE Gastransport GmbH für die 2bits Procurement Suite. Der Vorteil der Procurement Suite ist, dass sie vollständig in S/4HANA einsetzbar ist, durch den Einsatz von SAP FIORI-Technologie eine moderne Benutzeroberfläche bietet und das zentrale Geschäftspartnerkonzept mitnutzen kann. Die 2bits Procurement Suite wurde im Rahmen einer S/4HANA Umstellung als Teilprojekt eingeführt. Es wurden keine Daten  aus dem SAP SRM übernommen, sondern lediglich Bestellungen in S/4HANA migriert.
Durch ein sehr gutes Testmanagementsystem, mit Protokollierung der Testfälle und des Projektmanagements des Gesamtprojektes, konnte auch die Beschaffungslösung durch Modul- und Integrationstests, während der Umstellung auf SAP S/4HANA implementiert werden. Eine Herausforderung war die Möglichkeit der Kontierung auf PSP-Elemente, die in der Procurement Suite während des Projektes noch weiter entwickelt wurde.

Das Produkt reifte mit dem Projekt und Schwierigkeiten konnten durch die ausgezeichneten S/4HANA-Kenntnisse und die Reaktionsgeschwindigkeit der 2bits-Mitarbeiter bewältigt werden.
Miteingeführt wurde die Anbindung des Archivsystems und die Nachrichtenausgabe von 2bits in SAP S/4HANA. Es war wichtig, dass Anhänge beim Versand der Bestellungen per E-Mail mitversendet werden konnten.
Außerdem wurden Apps in das SAP Fiori Launchpad eingebunden, darunter auch die Procurement Suite als Kachel. Der Genehmigungsworkflow ist auch mobil im Einsatz.
Als Besonderheit bietet die Procurement Suite die Möglichkeit, Wertkontrakte in Katalogform darzustellen. Einzelne Wertkontrakte bzw. Wertkontrakt-Positionen können zudem mit Bildern versehen werden. Die Sichtbarkeit einzelner Positionen für den Anwender war eine enorme Verbesserung gegenüber dem Vorgängersystem SAP SRM. Die Wertkontrakt-Darstellung bietet außerdem die Möglichkeit, Positionen per Schlagwortsuche zu finden.
Die Anwender waren schnell in der Lage,  das neue System zu nutzen.