How to integrate GAEB Info to SAP

Challenge GAEB Integration – oder so wurde die Hürde gemeistert GAEB Informationen mit SAP in Einklang zu bringen

Die Corona Zeit stellt uns vor unterschiedliche Herausforderungen im sozialen und beruflichen Umfeld, um diesem Alltag zu entfliehen und uns mit Normalität abzulenken, haben wir zusammen mit unserem Kunden uns einer fachlichen Herausforderung gestellt:

  • Komplette Abbildung der Integration von GAEB Leistungsverzeichnissen in den Beschaffungsprozess um so das Qualitätsniveau der Beschaffung von Baudienstleistungen zu forcieren.

Unsere gemeinsamen Ziele:

  • Transformation der Informationen des GAEB Leistungsverzeichnisses in SAP Informationen.
  • Bereitstellung des Beschaffungsprozesses von Baudienstleistungen mit integriertem GAEB Leistungsverzeichnis im Rahmen der 2bits Lösungen für Ausschreibungen und Leistungserfassung.

Step by Step: Von der Idee zur Realisierung

Prozessbeschreibung:

1. PS-Techniker: Start der Beschaffung; Erstellung des Einkaufswagen mit GAEB Leistungsverzeichnis (GAEB LV) vom Techniker

2. SAP Backend: Erstellung SAP Bestellanforderung aus PS-Einkaufswagen mit GAEB LV zur Belegposition mit strukturiertem Leistungsverzeichnis

3. RFX-Einkauf
: Einkauf übernimmt BANF in Ausschreibung mit GAEB-LV und kann weitere LV (GAEB LV, Excel-LV, Freitext, Kontraktleistungen etc) der Ausschreibung hinzufügen und veröffentlichen

4. RFX-Bieter:
1..n Bieter prüfen Anfrage/Ausschreibung und erstellen Angebote, Angebot kann extern im Planungstool des Bieters mittels GAEB LV kalkuliert und neu importiert werden.

5. RFX-Einkauf:
Einkauf bekommt Angebote der Bieter und prüft die Vergabe. Automatisch mit der Vergabe wird die SAP Bestellung für den Lieferanten erstellt und das GAEB LV mit Preisen & Mengen an den Lieferanten übergeben.

6. SCS-Lieferant:
Der Lieferant tätigt die Bestellbestätigung und kann das GAEB LV in sein Planungstool übernehmen. Im Planungstool des Lieferanten erfolgt die Leistungserfassung, welche im 2bits SCS per Upload schnell und einfach erfasst wird.

siehe auch: Infografik zum Prozess

Wie haben wir den Prozess analysiert und umgesetzt?

Im Rahmen der Konzeptionsabstimmungen haben wir den groben Prozess aufgenommen und uns zusammen mit unserem Kunden Gedanken gemacht, wie ein Soll-Prozess aussehen könnte. Dabei sind unsere Erfahrungen aus 20 Jahren Beschaffung mit SAP und GAEB Leistungen stark mit eingeflossen.
Die Realisierung erfolgte im Rahmen des iterativen Entwicklungsprozesses innerhalb von drei Monaten. Der Prozess wurde validiert und nachjustiert. Der Prototyp wurde im Juli 2020 dem Kunden zum Test mit den Lieferanten übergeben, um mittels realistischen Prozessen und Daten die Funktionen auf eine höhere Qualitätsstufe zu stellen.

Welche Meilensteine mussten wir meistern?

  • Umgang mit dem eingeschränkten Datenmodell der SAP
  • Anlegen eines SAP Folgebeleges Bestellanforderung und Bestellung mit dem GAEB LV
  • Bereitstellung, Lieferung und Festlegung von GAEB Formaten, externe Quellen

Im Rahmen des Projektes wurde uns in Gesprächen mit den Verantwortlichen von GAEB bestätigt, dass es bei der Übernahme einige Hürden zu nehmen gilt. Insbesondere das eingeschränkte Datenmodell der SAP stellte uns vor die Herausforderung beim Anlegen der Folgebelege SAP Bestellanforderung und SAP Bestellung mit dem GAEB-LV. Hier müssen wir Abstriche hinnehmen (es können LVs nur bis zur vierten Ebene dargestellt werden), welche aber den Prozess gar nicht und die Datenqualität nur marginal beeinträchtigen.
Ein weiteres viel diskutiertes Thema war: Welche GAEB Formate werden von und an den Lieferanten geliefert bzw. von externen Quellen für den Prozess bereitgestellt. Wir haben in unserer Lösung die optimale Ausgabesituation implementiert, aber uns noch viele Türen offengelassen, um Kundenspezifikationen zukünftig umsetzen zu können.

Wo geht die Reise hin?

In den kommenden Monaten werden wir den implementierten Prozess mit den unterschiedlichsten GAEB LV Formaten validieren. Eine Herausforderung wird es sein, die Exporte der unterschiedlichen Planungstools der Lieferanten zu validieren und zu prüfen, damit der Prozess reibungslos und flexibel genutzt werden kann.

Sie möchten mehr über unsere intensiven Testerfahrungen oder kundenindividuelle Spezifikationen wissen? Sprechen Sie uns gerne an.