Einfach. Elektronisch. Ausschreiben

Elektronische Ausschreibungen sind nicht nur wünschenswert, sondern bei größeren Unternehmen und öffentlichen Aufträgen seit Oktober 2018 ein Muss. Ziel ist es, Ausschreibungsverfahren zur Vermeidung von Korruption zu automatisieren und nachvollziehbar zu gestalten.

Moderne Software hilft dem Einkauf, den Weg zur Digitalisierung zu ebnen. So ermöglichen elektronische Ausschreibungen gute, dokumentierte und transparente Prozesse - aber auch eine medienbruchfreie Kommunikation mit den Bietern.

Durchblick Ausschreibung

„Eine Ausschreibung ist die öffentliche, schriftliche Aufforderung, Angebote für die genannten Lieferungen und Leistungen abzugeben.“ (Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Ausschreibung)

Abschreibungsvarianten sind:
1. Leistungsanfrage (engl. RFI = Request for Information) = Anfrage bei Lieferanten, ob ein existierender Bedarf grundsätzlich erfüllt werden kann. In der Regel erhält der Einkäufer hier Listenpreise. Diese Variante eignet sich zur ersten Sondierung des Marktes.

2. Preisanfrage (engl. RFQ= Request for Quotation): In der Regel wird hier die Abgabe eines Angebotes angefragt. Der Bedarf (Lastenheft) ergibt sich aus einer detaillierten Leistungsbeschreibung, für den in der Regel ein unverbindlicher Preis angefragt wird.

3. Aufforderung zur Angebotsabgabe (engl. RFP = Request for Proposal) = Ausschreibung. Auch hier enthält die Anfrage eine detaillierte Leistungsbeschreibung, sowie alle zum Vertragsabschluss gehörenden Zusatzvereinbarungen. Für das abgegebene Angebot kann es innerhalb der Bindefrist durch die Annahmeerklärung des ausschreibenden Unternehmens zu einem Vertragsabschluss kommen.

4. Aufforderung zur Angebotserweiterung (engl. RFF = Request for Feature)

Der Ausschreibungsprozess:

Am Anfang jedes Ausschreibungsprozesse steht die Ermittlung der Bedarfe und eine Bestandsaufnahme der Ist-Situation. Es gibt freie Bedarfe, Ad-Hoc Bedarfe, Projekte, Instandhaltung, Disposition, etc. Abhängig von der jeweiligen Ausschreibungsvariante werden Ausschreibungsunterlagen und Spezifikationen erstellt und die Angebotsstruktur und -bedingungen sowie die teilnehmenden Bieter definiert. Nach der Veröffentlichung können die Bieter die Spezifikationen einsehen, die Anfrage bearbeiten und anschließend ihre Angebote erstellen und abgeben. Der Einkäufer kann die Angebote vergleichen, bewerten z.B. in Bezug auf Preis, Leistung, Qualität und seine Entscheidungen vorbereiten. Es werden Verhandlungen durchgeführt, Zuschläge erteilt und Absagen verschickt. Nach der Vergabe werden Folgebelege wie Bestellungen oder Kontrakte angelegt und Konditionen und Stammdaten gepflegt. Sinnvollerweise findet über ein Lieferantencockpit ein Kommunikations- und Dokumentenausstauch, Registrierung, Stammdatenpflege sowie die weitere Bearbeitung der Folgebelege (Bestätigungen, Bestellungen, Kontrakte, Leistungserfassung) statt.

Software & Co.

Ausschreibungstools und Kollaborationsplattformen, wie z.B. SAP Ariba gibt es Einige am Markt, die geeignet sind, die Anforderungen von Einkäufern und Lieferanten zu erfüllen. Hier gilt es die komplexen Anforderungen mit Benutzerfreundlichkeit und Mobilität für Einkäufer und Lieferanten in der Art und Weise in Einklang zu bringen, dass die Anforderungen beider Partner erfüllt werden und eine sinnvolle Zusammenarbeit möglich wird.

So führte die Diskrepanz zwischen Komplexität und Benutzerfreundlichkeit, wie bei der Ausschreibungsfunktion in SAP Supplier Relationship Management (SRM) oft zu Überforderung der Nutzer und strapaziert(e) mit oft unnötigen Eingabefeldern. Mit der Migration auf S/4HANA-Business Suite werden vielen SAP-basierten Einkaufsorganisationen in S/4HANA Sourcing & Procurement kaum bessere Möglichkeiten geboten und hier nur rudimentäre Ausschreibungsprozesse angeboten.
An diesem Punkt  angekommen, entscheidet oft, auch die gesamte Unternehmensstrategie/ -philosophie, ob die Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen eine Angebotsaufforderung über eine Kollaborationsplattform oder eRfx-Tools mit SAP-Integration als gute Lösungsalternative in Erwägung ziehen.

2bits eRfx

Weiterführende Informationen/Presseartikel:

eRfx-Tools vereinfachen Ausschreibungsprozesse (IDG-Beitrag Computerwoche 11/2019)