GESIS – In Rekordzeit zum Supplier Self Service für die Leistungserfassung

Die Herausforderung:

Die GESIS Gesellschaft für Informationssysteme mbH als 100%ige Tochter der Salzgitter AG setzt viele IT Projekte innerhalb und außerhalb des Konzern um. In vielen Fällen müssen externe Ressourcen eingekauft werden, die dann im Auftrag der GESIS Dienstleistungen erbringen. Der bisherige Prozess der Leistungserfassung sah eine Excel-basierte wöchentliche Zeiterfassung der Dienstleister gegenüber der GESIS mit einem anschließenden manuellen Genehmigungsprozess vor. Durch den hohen manuellen Anteil verursachte dieser Prozess hohe Kosten. Diese Kosten sollten durch den Einsatz eines SAP basierten, einfachen und webbasierten Systems in Kombination mit einem elektronischen Freigabeworkflow signifikant gesenkt werden.

Die Aufgaben:

Auf Basis des bestehenden SAP SRM 7.01 Systems sollte die Komponente Supplier Self Services (SUS) eingeführt werden. 2bits wurde als ausgewiesener Experte im Bereich Dienstleistungsbeschaffung auf Basis von SAP mit der Unterstützung bei der Implementierung des Systems auf Basis des 2bits Expansion Packs „Service Procurement“ beauftragt. Neben dem Expansion Pack sollte ein optimierter Zeiterfassungsprozess über eine Schnellerfassungsmaske realisiert werden, der es dem Lieferanten erlaubt, in einem Bildschirm mit nur wenigen Klicks beliebig viele Leistungen zu erfassen, ohne in die individuellen Bildschirme für Langtexte und Einzelzeiterfassung abzuspringen. GESIS hat in dem Projekt die Projektleitung und –steuerung, die Implementierung des Workflows sowie die Aufbereitung der PDF-Generierung übernommen.

Die Lösung:

Als Basis für die Umsetzung des Projektes diente das bestehende SAP SRM System im Release 7.0, Enhancement Pack 1. Zur Erweiterung der Standardfunktionalität kam das 2bits Expansion Pack „Service Procurement“ zum Einsatz, welches Funktionen wie z. B. Limitprüfungen, Dateianlagen und Enderfassung bietet. So war es möglich, 80% des gewünschten Funktionsumfanges mit einem minimalen Budget umzusetzen. Über die 2bits Lösung hinaus wurde die geplante Schnellerfassungsmaske realisiert, mittels derer die Lieferanten ihre komplette Zeiterfassung inkl. Beginn und Ende-Zeitpunkt durchführen können. Das System ist vollständig in das Salzgitter eService-Portal integriert und kann über das Internet erreicht werden.

Im ERP Backend wurde der bisherige manuelle Freigabeprozess aus Papier durch einen modernen elektronischen Workflow ersetzt. Dem Leistungserfassungsbeleg und dem Workflow wird weiterhin automatisch ein PDF der Leistungserfassung beigefügt, welches aus Revisionsgründen jederzeit einsehbar ist. Mittels Universal Worklist (UWL) in das SAP® Enterprise Portal der GESIS ist es möglich, dass auch Leistungsabnehmer in den Prozess einbezogen werden können, die bisher nicht im SAP ERP System gearbeitet haben. Sie können einfach webbasiert genehmigen, ohne sich am SAP® System anmelden zu müssen.

Der Nutzen:

Die Ablösung des papiergestützten Leistungserfassungsprozess durch das moderne webbasierte System sowie die Einführung des portalbasierten elektronischen Workflows führt zu den erwarteten Prozessverbesserungen. Durch die erhöhte Datenqualität (tagesgenaue Zeiterfassung) ist es nun möglich, systemgestützte Auswertungen zu realisieren und Mehrfacherfassungen zu vermeiden. Außerdem erhöht sich die Akzeptanz beim Lieferanten, weil er nun online sehen kann, sobald seine Leistungserfassung genehmigt wurde.

Organisationsberatung und Informationsverarbeitung aus einer Hand. Als 100%ige Tochter der Salzgitter AG bietet die GESIS ein umfassendes IT-Leistungsangebot, von der Beratung bis zum Rechenzentrumsbetrieb, und verfügen über langjährige Erfahrung in der Informations- und Kommunikationstechnologie.