DPD – SAP SRM mal anders!

Statement des Kunden:

"Gemeinsam mit 2bits Lösungen im Bereich der Beschaffungsprozesse zu entwickeln und Prozesse zu optimieren war und ist stets eine sehr positive Erfahrung. Das Know-How und die Serviceorientierung sind hier hervorzuheben. Individuelle Businesslogik gekoppelt mit Standards und Standardsoftware ist hier immer das Erfolgsrezept, bei dem 2bits federführend mitwirkt."

Holger Petz, DPD GeoPost (Deutschland) GmbH

Über den DPD

Der DPD, einer der größeten Paketdienstleister Europas, setzt seit Jahren auf hochintegrierte SAP Systeme. Das SAP SRM spielt dabei eine zentrale Rolle beim Einkauf von Dienstleistungen – auch und besonders bei den Kernprozessen des Unternehmens, den Nah- und Fernverkehrsleistungen.

Die Herausforderung:

Innerhalb eines Franchise-Systems kauft der DPD jährlich Frachtdienstleistungen im dreistelligen Millionenbereich ein. Der Einkauf dieser Dienstleistungen ist wie alle Prozesse im Logistikumfeld sehr komplex und sehr stark an der Realität der gelebten Prozesse orientiert. Sowohl Nah- wie auch Fernverkehrsdienstleistungen werden fremd beschafft. Die Konditionen richten sich dabei nach der jeweils erbrachten Leistung, der Anzahl der zugestellten oder abgeholen Pakete, der gefahrenen Strecke im Fernverkehr, dem aktuellen Dieselpreis und vielen weiteren Faktoren. Zudem ist es notwendih, einen einheitlichen Prozess in einer sehr stark verteilten Landschaft von mehr als 50 Depots zu definieren und in einem IT System abzubilden. Da eine standartisierte Systemplattform zum Einsatz kommen soll, sind ebenfalls Prozesse im Bereich Service Procurement und Kontraktmanagement im Fokus. Von Anfang an dabei: 2bits!

Die Aufgaben:

Die Verkehre zwischen den Depots fallen unter den Begriff Fernverkehre. Hierzu werden Speditionen beaufragt, die die Pakete nachts von Depot zu Depot mit sog. Wechselbrücken transportieren. Hierbei ist zu beachten, ob ein Verkehr eine oder zwei Wechselbrücken aufnimmt, wann er losfährt und wann er ankommt, wie viele mautpflichtige Kilometer anfallen und vieles mehr. Für jeden Verkehr schließt der DPD mit der jeweiligen Spedition einen Einzelvertrag ab, der als Grundlage für die täglichen Verkehre dient. Es wird dann täglich überprüft, ob dieser Verkehr auch tatsächlich gefahren ist, oder ob zu Stosszeiten eine Wechselbrücke mehr bewegt werden musste. Dies erfolgt mittels des sog. „Tischkalendermodells“, bei dem wie bei einem Abreisskalender die gefahrenen Verkehre abgehakt werden.

Die Lösung:

Zur Ablösung eines Alt-Systems, welches weder eine Integration in die SAP Landschaft noch eine revisionssichere Datenhaltung geboten hatte, sollte der Einkauf und die Abwicklung von Fernverkehrsdienstleistungen auf dem bestehenden SAP SRM System umgesetzt werden. Auf Basis der POWL Technologie (Personal Object Worklist) wurde ein komplett eigenständiges Erfassungssystem für die Leistungs- und Preisvereinbarungen mit den Spediteuren, sowie die operativen Prozesse entwickelt. Es wurde dabei ein maximaler Grad an Standardisierung angestrebt. So werden die Leistungs- und Preisvereinbarungen als SAP SRM Kontrakte abgebildelt und mit einer einfachen, Logistik-konformen, Oberfläche für die Schnellerfassung versehen.

Das logistische System für die Frachtabwicklung wurde über SAP PI Proxy Technologie angebunden und synchron in die täglichen Prozesse der Regelverkehrsabwicklung integriert. Der Tischkalender, also die Festellung der tatsächlichen Verkehre wurde ebenso nahtlos integriert wie die Abwicklung der Folgeprozesse wie Bestellerzeugung und Gutschriftsversand. Den Usern steht für alle Funktionen ein zentrales Cockpit zur Verfügung, welches eine optimale Usability gewährleistet. Selbstverständlich ist auch die Fernverkehrsabwicklung in das SAP BI und ERP FI integriert und stellt so einen barrierefreien Betrieb und optimale Auswertungsmöglichkeiten sicher. Die scanunterstützte Fracht-Leistungsfreigabe (SFL) ist planmäßige im April 2012 produktiv gegangen.

Der Nutzen:

Durch den konsequenten Einsatz von SAP Standard Software auch in Prozessen abseits der bekannten Lösungen ist der DPD in der Lage, Drittsysteme, sowie eine Vielzahl von Schnittstellen abzulösen, sowie bewährte logistische Prozesse systemisch optimiert und vor allem voll-integriertert umzusetzen. Insbesondere die Integration des SAP SRM Standards in das Auswertungssystem BI und das ERP Backend erleichtern und beschleunigen die Arbeitsabläufe bei den Fernverkehren erheblich. So ist zum Beispiel eine sehr zeitaufwändige manuelle Datenübernahme aus dem Tischkalender in das Gutschriftssystem vollkommen entfallen.

Fakten zum Unternehmen

Perfekt aufgestellt – DPD in Deutschland und weltweit

Mit dem Transport von täglich 2,5 Millionen Paketen in einem nahtlosen internationalen Netzwerk zählt DPD (Dynamic Parcel Distribution) zu den führenden internationalen Paket- und Expressdienstleistern. Seinen Kunden bietet DPD das passende Angebot für alle Bedürfnisse: vom Standard- und Expresspaket über eine Vielzahl von Serviceleistungen bis hin zu individuellen Kundenlösungen – national wie international. In rund 800 Depots sind mehr als 24.000 Mitarbeiter und 18.000 Fahrzeuge im Einsatz, um 300.000 gewerbliche Kunden zu bedienen. An der Spitze der Geschäftsführung der DPD GmbH & Co. KG steht Arnold Schroven (CEO). Die Mehrheit der Anteile an DPD hält die französische GeoPost Gruppe, eine 100prozentige Tochtergesellschaft von La Poste. Weitere Gesellschafter sind die DPD Systemlogistik GmbH & Co. KG sowie DPD Zeitfracht GmbH & Co. KG. DPD ist in Deutschland Marktführer im B2B-Paketversand. Darauf sind wir stolz. Täglich sorgen 7.500 Mitarbeiter in 75 Depots für einfachen, schnellen und zuverlässigen Pakettransport.

Das Projekt auf einen Blick:

Vorteile:
Ablösung einer nicht integrierten Individualanwendung
Etablierung eines zentralen SRM Beschaffungshubs für eine Vielzahl an ProzessenOptimale Erweiterung- und Integrationsfähigkeit durch den nachhaltigen Einsatz von StandardsoftwareMassive gestiegene Transparenz und Auswertbarkeit der Prozesse

Projektdauer:
Ca. 1 Jahr

Technische Infrastruktur:
SAP SRM 7.0, SAP, SAP SRM SUS 7.0, SAP Netweaver Portal, SAP R/3 4.7 Enterprise, SAP MDM-SRM Katalog, SAP PI 7.11

Besonderheiten:
Zentraler SRM Beschaffungshub in hoch integrierter Systemlandschaft zur Abbildung von vielen unkonventionellen Prozessen