BS|ENERGY – 2bits-Katalog für den grenzenlosen Einkauf mit SAP

Über BS|ENERGY

Durch die Einführung von 2bits Catalog Content Management konnte die BS|ENERGY die indirekte Beschaffung effizienter gestalten – zu geringeren Kosten. Maßgeblich dafür ist die enge Integration der neuen Kataloglösung ins vorhandene SAP SRM- und ERP-System.

Die Herausforderung:

2013 machte sich das Braunschweiger Versorgungsunternehmen BS|ENERGY auf die Suche nach einer neuen Kataloglösung für die Beschaffung von MRO-Materialien, wie Büroartikel, Elektroartikel, Werkstattbedarf und Ersatzteile. Die Lösung sollte sämtliche vorhandenen Kataloge abbilden, darunter die Verzeichnisse eines Montagespezialisten mit rund 120.000 Artikeln, eines Werkzeuganbieters mit bis zu 80.000 Positionen und eines Büroartikel-Herstellers mit eingeschränktem Sortiment. Zentrales Auswahlkriterium war, dass sich das neue System schnell und kostengünstig in die SAP-basierte Einkaufsumgebung integrieren lässt und den Mitarbeitern ein breiteres Funktionsspektrum für die indirekte Beschaffung bietet als die alte cloudbasierte Kataloglösung.

Die Aufgaben:

Mit 2bits Catalog Content Management, der Kataloglösung des gleichnamigen Beratungshauses für die Einkaufsanwendungen von SAP, konnte BS|ENERGY sämtliche Anforderungen umsetzen. Als Kataloganbieter und SAP-Beratungshaus in einem kam 2bits beim Einführungsprojekt eine zentrale Rolle zu. So machten umsatzsteuerlich organschaftliche Anforderungen innerhalb der BS|ENERGY Gruppe massive Prozessänderungen erforderlich, die in enger Zusammenarbeit von interner IT-Abteilung, dem 2bits-Beraterteam und den betroffenen Fachbereichen in teilautomatisierten Prozessen abgebildet werden musst

Die Lösung:

Nach einer Einführungszeit von nur einem Monat nahm BS|ENERGY mit 2bits Catalog Management eine Lösung in Betrieb, die vollständig auf SAP®-Standardtechnologie basiert und damit keine zusätzlichen Hardware-Ressourcen erfordert. Darüber hinaus wird durch die tiefe Einbindung des 2bits-Katalogs in die SAP-Standardwelt, wie SAP SRM und ERP, die Lagermaterialbeschaffung deutlich vereinfacht und eine doppelte Datenhaltung überflüssig. Heute nutzt die gesamte BS|ENERGY Gruppe das zentrale Katalogsystem zur Deckung der täglichen MRO-Bedarfe und darüber hinaus zur Abwicklung von Dienstleistungen. Beteiligt sind insgesamt 7 Unternehmen mit mehr als 50 Abteilungen, darunter auch der Geschäftsbereich Wasser des Mutterkonzerns Veolia. 2014 wurden bereits 3.600 Bestellungen mit fast 10.000 Bestellpositionen und einem Umsatz von mehr als 1,5 Millionen Euro über 2bits Catalog Content Management abgewickelt. Künftig will das Versorgungsunternehmen auch konfigurierbare Materialien und – statt im SRM – eine Freitexterfassung im Katalog abbilden.

Der Nutzen:

Die enge Integration der neuen 2bits-Kataloglösung in die SAP-basierte Einkaufsumgebung bietet BS|ENERGY zahlreiche Vorteile, wie

• Die Mitarbeiter können aus dem Katalog heraus vollautomatisch Dispositionsmaterialien beschaffen, ohne dass Einkaufsinfosätze gepflegt werden müssen.
• Als Besonderheit können die Anwender bei Dispoläufen automatisch in den Katalog greifen und dort den aktuellen Preis eines Artikels ermitteln.
• Die Lieferanten senden regelmäßig ihre gültigen Kataloge, auf die sich das ERP-System bei der Bestandsauffüllung verlassen kann. Da auch dafür keine Infosätze verwaltet werden müssen, spart BS|ENERGY sehr viel Zeit und Geld.
• Möglich ist auch die automatische Bezugsquellenfindung für Lagerauffüllprozesse. Da die Materialstammkataloge täglich komplett automatisch geladen werden können, brauchen sie nicht zeitintensiv extrahiert zu werden.

Der Katalog bietet zahlreiche Erweiterungsoptionen, die gemäß den modifikationsfreien Konzepten von SAP umgesetzt werden können. So sind an vielen Stellen so genannte Business Add-ins (BAdIs) vorgesehen, die die Kunden individuell ausprägen können.

Mehr dazu im E-3 April 2015 Grenzenloser Einkauf mit SAP: Neue Kataloglösungen mit enger SAP-Integration, E-3 Magazin

Die BS|ENERGY Gruppe sichert mit 1.200 Mitarbeitern die Energie-, Wasser- und Beleuchtungsversorgung für die rund 240.000 Braunschweiger Bürger. Durch die Beteiligung an fünf Stadtwerken, dem Betrieb der Straßenbeleuchtung in mehreren Städten sowie bundesweiten Stromlieferungen ist das Unternehmen auch überregional aktiv. Seit 2005 hält der französische Umweltdienstleister Veolia als Mehrheitsgesellschafter 74,9 Prozent der Unternehmensanteile, die weiteren 25,1 Prozent gehören der Stadt Braunschweig.